Demandeur et propriétaire de l'entreprise
Explique le besoin, le résultat, le calendrier et le contexte de l'entreprise avant qu'un chemin d'achat ne soit choisi.
Réception & Achats
Faites avancer les demandes d'achat avec le bon contexte.
Connectez les besoins de l'entreprise, le budget, la politique et l'approbation dans un parcours de demande unique et facile à suivre.
À qui s'adresse ce contenu
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
La gestion des demandes d'achat s'adresse aux entreprises où les approbations sont ralenties car la demande, le budget, la politique et la justification commerciale sont répartis sur différents systèmes ou conversations.
Les demandeurs qui doivent soumettre des informations complètes sans connaître toutes les exigences de contrôle
Les approbateurs qui ont besoin du contexte budgétaire, fournisseur, catégorie, calendrier et risque en une seule revue
Les équipes d'approvisionnement et de finance qui ont besoin d'un pont traçable entre la demande et l'engagement
Vue acheteur
Pour les équipes de finance, d'approvisionnement et commerciales qui ont besoin qu'une demande s'explique d'elle-même.
La question pour l'acheteur n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, la régir et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Détails complets de la demande
Contexte budgétaire
Responsabilité claire en matière d'approbation
Historique des décisions
Pourquoi les équipes l'utilisent
Rendez la prochaine étape évidente.
Une capacité ciblée doit éliminer l'incertitude des personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité intactes.
Standardiser les détails des demandes et des approbations
Appliquer la politique avant l'engagement
Donner aux approbateurs les informations dont ils ont besoin
Suivre les décisions dans toute l'organisation
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour il y a un instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Assignées
Échéance proche
310 000 $
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 assignées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820ExaminerINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passer d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est la plus claire lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail change avant, pendant et après le transfert.
Avant VendrNova
L'approbation est une quête de contexte manquant.
Une demande peut exister, mais le dossier de décision est dispersé entre les commentaires, les pièces jointes et le suivi.
01
La demande est incomplète
Les approbateurs reçoivent une description ou un montant sans le contexte nécessaire pour comprendre le besoin commercial.
02
Les boucles de révision
Les questions de budget, de catégorie, de fournisseur ou de politique transitent par e-mail et retardent la décision.
03
Le dossier perd le pourquoi
Le bon de commande ou la facture contient la transaction, mais pas toujours la raison.
Avec VendrNova
La demande devient un enregistrement de décision.
La demande contient les détails nécessaires pour le routage, l'approbation, la création de l'engagement et l'explication ultérieure de la décision.
01
Compléter la demande
Collecter le motif commercial, les articles ou services, le fournisseur, le calendrier, le budget et les pièces justificatives.
02
Examiner avec le contexte
Router les bons approbateurs en tenant compte de la politique, de l'entité, du seuil et du contexte financier.
03
Transférer proprement
Créer ou mettre à jour l'enregistrement d'achat en aval sans forcer une deuxième explication.
Rôles impliqués
Les achats sont un travail partagé. Rendre la responsabilité explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Approvisionnement
Trier la demande, définir la bonne voie et maintenir le contexte de la catégorie et du fournisseur connecté.
Approbateur et finance
Examine la politique, le budget, l'entité et le risque avec suffisamment de détails pour prendre une décision rapide.
Propriétaire informatique et ERP
Maintient l'identité, les données de référence, les responsabilités d'intégration et la limite du système d'enregistrement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation avec l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Connecter la porte d'entrée à l'exécution.
La conception de la demande doit aligner les données de la demande avec l'affectation des comptes ERP, le centre de coûts, le projet, le budget, le fournisseur, le matériel ou le service, la taxe et les données d'approbation. Préserver la frontière entre une expérience de demande riche et la transaction financière faisant autorité.
- Données de référence ERP, entités, centres de coûts, projets et budgets
- Identité, rôles, délégation, seuils d'approbation et attributs de politique
- Demandes d'achat, commandes, réceptions, factures et transferts de statut
Rendre le chemin facile, le chemin responsable.
Les contrôles des demandes d'achat doivent clarifier l'autorité d'approbation, la gestion du budget, la délégation, les exceptions et l'historique. Examinez les exigences d'accès et d'audit pour les pièces jointes, les informations sur les fournisseurs et le contexte commercial sensible.
- Permissions de rôle et de département avec une séparation claire des tâches
- Historique des politiques, seuils, exceptions et approbations joint à la demande
- Un examen de sécurité qui couvre l'accès, la gestion des données, la journalisation d'audit et les informations sur les fournisseurs ou les employés
Approche de mise en œuvre
Faire de la première version utile et supportable.
Choisissez une famille de demandes d'achat présentant des frictions d'approbation récurrentes. Convenez de la demande complète minimale, acheminez-la vers de vrais approbateurs, validez le transfert vers l'ERP et utilisez les modèles d'exception pour affiner le formulaire.
Principe de mise en œuvre
Commencez par les chemins de demande que les gens utilisent réellement.
Définissez le flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, et pas seulement des écrans qui doivent être configurés.
01
Cartographier la demande
Identifier les types de demandes, les propriétaires, les points de décision et le travail hors circuit à remplacer.
02
Concevoir le parcours
Traduire la politique, la catégorie, l'entité, le seuil et le risque en un parcours guidé.
03
Piloter le flux
Testez avec des demandeurs et des approbateurs représentatifs, puis ajustez les formulaires, les règles et les transferts.
04
Étendre avec des preuves
Ajoutez des parcours d'achat adjacents une fois que l'adoption, la propriété et le statut en aval sont clairs.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à accepter lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix du client
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures et obtenu une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondre aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes des achats, des finances, de l'informatique, de la sécurité et des métiers à se retrouver dans la même conversation.
Qu'est-ce que la gestion des demandes d'achat ?
La gestion des demandes d'achat organise la demande, l'examen, l'approbation et le transfert qui ont lieu avant qu'un bon de commande ou un autre engagement ne soit créé.
Quelles informations une demande d'achat doit-elle inclure ?
Le niveau de détail approprié dépend de la catégorie, mais comprend généralement l'objectif commercial, l'article ou le service, la quantité, le calendrier, le fournisseur ou la source, l'entité, l'imputation budgétaire ou comptable et le contexte justificatif pour l'approbateur.
La gestion des demandes d'achat peut-elle fonctionner avec un ERP ?
Oui. Le flux d'approvisionnement peut collecter et acheminer le contexte tandis que l'ERP reste faisant autorité pour les enregistrements financiers et transactionnels. Le transfert doit être conçu autour des données que chaque système possède.
Comment les entreprises réduisent-elles le temps d'approbation des demandes ?
Commencez par améliorer la complétude lors de la soumission, en acheminant vers le bon approbateur, en affichant le contexte budgétaire et politique, et en rendant les exceptions et la propriété visibles au lieu de compter sur le suivi.
Prochaine étape pour la gestion des demandes d'achat
Transformez la demande en une décision confiante.
Apportez un chemin d'approbation avec trop de boucles à VendrNova et voyez comment la demande, le budget, la politique et l'engagement en aval peuvent rester connectés.