Comptabilité fournisseurs
Maintient l'avancement de la réception des factures, de la validation, du rapprochement, du routage des exceptions et de la préparation au paiement.
Facturation, dépenses et paiements
Connecter ce qui a été commandé à ce qui a été reçu.
Donner aux opérations, à l'approvisionnement et aux finances un enregistrement plus clair de la réception des marchandises et de la confirmation des services.
À qui s'adresse ce contenu
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
Le bon de réception et la feuille de services sont destinés aux entreprises où la réception des marchandises, l'acceptation des services et l'approbation des factures dépendent de personnes qui ne partagent pas le même système ou la même vue de leur statut.
Opérations et destinataires confirmant les marchandises, la quantité, l'état et le calendrier
Propriétaires de services confirmant le travail effectué, les étapes, la qualité et l'acceptation
Équipes achats et finances utilisant les preuves de réception pour contrôler les factures, les engagements et le paiement
Vue acheteur
Pour les équipes des opérations, des achats et des finances qui ont besoin que la confirmation de réception et de service compte.
La question pour l'acheteur n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, la régir et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Réception de marchandises
Confirmation de service
Contexte d'exception
Statut partagé
Pourquoi les équipes l'utilisent
Rendez la prochaine étape évidente.
Une capacité ciblée doit éliminer l'incertitude des personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité intactes.
Capturer le contexte de réception et de service
Garder les exceptions visibles
Soutenir des décisions de facturation précises
Améliorer le statut entre les équipes et les fournisseurs
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour il y a un instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Assignées
Échéance proche
310 000 $
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 assignées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820ExaminerINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passer d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est la plus claire lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail change avant, pendant et après le transfert.
Avant VendrNova
La facture attend une confirmation que personne ne trouve.
L'organisation a commandé ou reçu du travail, mais les justificatifs nécessaires au paiement sont retardés ou absents.
01
La réception s'effectue localement
Les biens et services sont acceptés par papier, e-mail, un outil local ou une conversation opérationnelle.
02
Le statut ne parvient pas au service des comptes fournisseurs
La finance ne peut pas dire si l'absence est un réel problème de livraison ou une mise à jour système manquante.
03
Suivi par le fournisseur et l'acheteur
Les équipes courent après la confirmation tandis que la facture, l'engagement et l'attente de paiement restent ouverts.
Avec VendrNova
L'acceptation des réceptions et des services fait partie du processus de paiement.
L'organisation peut voir ce qui a été commandé, ce qui a été reçu ou accepté, ce qui manque et qui doit agir.
01
Capturer la preuve
Enregistrer la réception des marchandises ou la saisie des services avec la commande, la ligne, le propriétaire, la date, la quantité et le contexte justificatif.
02
Acheminer la confirmation
Donnez au destinataire ou au responsable du service une action claire et rendez visible la preuve manquante ou contestée.
03
Soutenir la correspondance
Reportez la confirmation dans le rapprochement des factures, la résolution des exceptions, la comptabilisation et la préparation au paiement.
Rôles impliqués
Les achats sont un travail partagé. Rendre la responsabilité explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achat et acheteur
Possède le contexte d'achat, la relation fournisseur, l'exactitude des commandes et la résolution commerciale.
Demandeur et destinataire
Confirme ce qui a été demandé, livré, accepté ou contesté afin que l'enregistrement puisse être résolu.
Finance et propriétaire de l'ERP
Maintient les responsabilités en matière d'autorité financière, de comptabilisation, de paiement, de données de référence et de rapprochement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation avec l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Garder le chemin de paiement lié aux enregistrements sources.
Le bon de réception (GRN) et la saisie des services doivent aligner les lignes de commande d'achat, la livraison, le contexte de l'entrepôt ou du projet, les jalons des services, les quantités, la réception, la facture et l'imputation comptable avec l'ERP et le processus financier.
- Données sur les fournisseurs, les sociétés, les taxes, les devises, les comptes, les projets et les centres de coûts
- Bons de commande, réceptions de marchandises, enregistrements de services, factures, approbations et exceptions
- Correspondance, comptabilisation, paiement, budget et statuts renvoyés au système d'enregistrement
Rendre le contrôle financier visible au niveau des exceptions.
Les contrôles de réception et de service doivent séparer la commande, la réception, la validation des services, l'approbation des factures et l'autorité de paiement. Conservez les justificatifs, les dates, les utilisateurs, les modifications, les litiges et les décisions d'exception.
- Séparation des rôles entre le demandeur, le destinataire, l'acheteur, l'approbateur, la comptabilité fournisseurs et l'autorité de paiement
- Résultats de correspondance traçables, raison de l'exception, propriétaire, décision et historique des approbations
- Examen de la sécurité et de la confidentialité des informations relatives aux factures, taxes, opérations bancaires, fournisseurs et employés
Approche de mise en œuvre
Faire de la première version utile et supportable.
Commencez par une catégorie de matériel ou de service où l'absence de confirmation crée de fréquentes exceptions de facturation. Cartographiez le propriétaire opérationnel, les justificatifs, la mise à jour de l'ERP, le chemin d'exception et la communication avec les fournisseurs avant d'étendre le périmètre.
Principe de mise en œuvre
Commencer là où les exceptions consomment le plus de temps.
Définissez le flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, et pas seulement des écrans qui doivent être configurés.
01
Établir la trajectoire de référence
États de capture de carte, de validation, de reçu, d'entrée de service, de rapprochement, d'approbation, de comptabilisation et de paiement.
02
Définir les exceptions
Convenir des codes de motif, de la responsabilité, des preuves, de l'escalade et du transfert vers les achats ou le demandeur.
03
Piloter l'enregistrement
Testez des scénarios représentatifs à double sens, à triple sens et basés sur les services avec la finance et les opérations.
04
Étendre en amont
Utilisez l'apprentissage des exceptions pour améliorer les réquisitions, les commandes, les reçus, les fournisseurs et les contrôles budgétaires.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à accepter lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix du client
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures et obtenu une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondre aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes des achats, des finances, de l'informatique, de la sécurité et des métiers à se retrouver dans la même conversation.
Quels sont les flux de réception des marchandises et de saisie des services ?
Un bon de réception enregistre ce qui a été livré, tandis qu'une feuille de services enregistre qu'un service ou une étape clé a été exécuté et accepté. Tous deux fournissent des justificatifs pour la facturation et les décisions de paiement.
Comment le bon de réception et la saisie de service se connectent-ils à l'ERP ?
Le flux de travail peut clarifier la confirmation opérationnelle et transmettre le résultat accepté aux enregistrements d'achat et de finance de l'ERP. La responsabilité exacte de la comptabilisation et de l'approbation dépend de l'environnement.
Qui doit créer un bon de réception de marchandises ou un enregistrement de service ?
Le destinataire responsable ou le responsable du service doit confirmer ce qui a été livré ou exécuté, les achats et les finances définissant les justificatifs requis, les délais et les limites d'approbation.
Comment les flux de réception améliorent-ils la rapprochement des factures ?
Ils donnent au rapprochement une vue fiable de ce qui a été commandé, reçu ou accepté, ce qui aide à distinguer une véritable exception commerciale d'un manque de justificatifs opérationnels.
Prochaine étape pour la réception et la saisie des services
Connecter la preuve de livraison à la décision de paiement.
Apportez un reçu ou un écart de confirmation de service à VendrNova et cartographiez l'action opérationnelle, la mise à jour ERP, le chemin d'exception et le transfert de facture.