Comptabilité fournisseurs
Maintient l'avancement de la réception des factures, de la validation, du rapprochement, du routage des exceptions et de la préparation au paiement.
Facturation, dépenses et paiements
Résolvez les exceptions de facturation avec une vue d'ensemble.
Regroupez les bons de commande, les reçus, les confirmations de service et les factures dans une seule vue pour une résolution plus rapide et plus sûre.
À qui s'adresse ce contenu
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
Invoice Matching s'adresse aux entreprises qui ont besoin de décisions de rapprochement à deux et trois voies qui soient compréhensibles, maîtrisées et reliées aux enregistrements qui les expliquent.
Les équipes comptables identifient le statut du rapprochement, les pièces manquantes et le prochain responsable
Les acheteurs et le service des achats résolvent les questions relatives au bon de commande, au fournisseur, au prix, à la quantité ou aux conditions
Les réceptionnaires, les responsables de services et les équipes financières confirment ce qui a été livré, accepté, comptabilisé ou payé
Vue acheteur
Pour les équipes de la comptabilité fournisseurs, des achats et des opérations qui résolvent les anomalies de facturation avec trop peu de contexte.
La question pour l'acheteur n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, la régir et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Contexte du bon de commande
Contexte de réception
Responsables des exceptions
Contrôle des paiements
Pourquoi les équipes l'utilisent
Rendez la prochaine étape évidente.
Une capacité ciblée doit éliminer l'incertitude des personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité intactes.
Connectez le contexte de rapprochement à deux et trois voies
Mettez en évidence les exceptions clairement
Rendez la propriété et les prochaines étapes visibles
Assurez la responsabilité du circuit de paiement
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour il y a un instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Assignées
Échéance proche
310 000 $
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 assignées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820ExaminerINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passer d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est la plus claire lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail change avant, pendant et après le transfert.
Avant VendrNova
Une anomalie se transforme en chasse au trésor.
La facture est bloquée, mais les personnes qui peuvent expliquer la différence ne sont pas évidentes et les dossiers sont séparés.
01
Le rapprochement manque de contexte
La comptabilité constate un écart sans avoir une vision claire de la commande, du reçu, de la saisie de service, des conditions ou du propriétaire responsable.
02
La résolution se fait manuellement
Les achats, le demandeur, le fournisseur et le destinataire échangent des messages pour comprendre la différence.
03
Le risque de paiement augmente
La facture reste ouverte, le fournisseur n'a pas de statut et les finances ne peuvent pas prévoir l'issue avec certitude.
Avec VendrNova
L'exception montre ce qui doit se passer ensuite.
Le bon de commande, le reçu, la facture, les justificatifs, le responsable et la décision sont rassemblés afin que l'équipe puisse résoudre ou approuver en toute confiance.
01
Comparer les enregistrements
Afficher la commande, le reçu ou la feuille de service, la facture, les conditions et le résultat de la correspondance pertinents dans un seul examen.
02
Attribuer la différence
Rendre visibles le motif de l'exception, le responsable, la demande de justificatifs et l'action requise.
03
Boucler la boucle
Enregistrer la résolution et reporter le résultat dans la comptabilisation, le paiement, le statut du fournisseur et l'historique d'audit.
Rôles impliqués
Les achats sont un travail partagé. Rendre la responsabilité explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achat et acheteur
Possède le contexte d'achat, la relation fournisseur, l'exactitude des commandes et la résolution commerciale.
Demandeur et destinataire
Confirme ce qui a été demandé, livré, accepté ou contesté afin que l'enregistrement puisse être résolu.
Finance et propriétaire de l'ERP
Maintient les responsabilités en matière d'autorité financière, de comptabilisation, de paiement, de données de référence et de rapprochement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation avec l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Garder le chemin de paiement lié aux enregistrements sources.
La correspondance dépend d'un échange propre des données de bon de commande, de ligne, de reçu, de feuille de service, de facture, de fournisseur, de quantité, de prix, de taxe, de devise et de compte avec l'ERP et le processus financier.
- Données sur les fournisseurs, les sociétés, les taxes, les devises, les comptes, les projets et les centres de coûts
- Bons de commande, réceptions de marchandises, enregistrements de services, factures, approbations et exceptions
- Correspondance, comptabilisation, paiement, budget et statuts renvoyés au système d'enregistrement
Rendre le contrôle financier visible au niveau des exceptions.
Les contrôles de correspondance doivent conserver la règle appliquée, la tolérance ou l'exception, la pièce justificative, le réviseur, l'approbation et la décision finale. Séparez la confirmation opérationnelle de l'approbation financière et protégez les données relatives aux factures et aux fournisseurs.
- Séparation des rôles entre le demandeur, le destinataire, l'acheteur, l'approbateur, la comptabilité fournisseurs et l'autorité de paiement
- Résultats de correspondance traçables, raison de l'exception, propriétaire, décision et historique des approbations
- Examen de la sécurité et de la confidentialité des informations relatives aux factures, taxes, opérations bancaires, fournisseurs et employés
Approche de mise en œuvre
Faire de la première version utile et supportable.
Commencez par les types d'exceptions générant le plus de volume ou de retards de paiement. Cartographiez les enregistrements et les responsables impliqués, testez des scénarios bidirectionnels, tridirectionnels et de services, et mesurez la qualité de résolution plutôt que le seul taux de correspondance.
Principe de mise en œuvre
Commencer là où les exceptions consomment le plus de temps.
Définissez le flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, et pas seulement des écrans qui doivent être configurés.
01
Établir la trajectoire de référence
États de capture de carte, de validation, de reçu, d'entrée de service, de rapprochement, d'approbation, de comptabilisation et de paiement.
02
Définir les exceptions
Convenir des codes de motif, de la responsabilité, des preuves, de l'escalade et du transfert vers les achats ou le demandeur.
03
Piloter l'enregistrement
Testez des scénarios représentatifs à double sens, à triple sens et basés sur les services avec la finance et les opérations.
04
Étendre en amont
Utilisez l'apprentissage des exceptions pour améliorer les réquisitions, les commandes, les reçus, les fournisseurs et les contrôles budgétaires.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à accepter lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix du client
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures et obtenu une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondre aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes des achats, des finances, de l'informatique, de la sécurité et des métiers à se retrouver dans la même conversation.
Qu'est-ce que la correspondance des factures bidirectionnelle et tridirectionnelle ?
La correspondance bidirectionnelle compare une facture avec le bon de commande. La correspondance tridirectionnelle ajoute la confirmation de réception ou de service afin que le service financier puisse vérifier ce qui a été commandé, reçu et facturé avant le paiement.
Comment fonctionne la correspondance des factures avec un PGI (ERP) ?
Le flux de travail de correspondance peut regrouper le bon de commande, le reçu, la saisie de service, la facture, le fournisseur et le contexte des exceptions au sein d'une même révision tout en utilisant le PGI (ERP) et le processus financier pour les enregistrements de transactions et de comptabilisation officiels.
Quelles sont les causes des exceptions de correspondance des factures ?
Les causes courantes incluent des bons de commande manquants ou modifiés, des différences de quantité ou de prix, des réceptions incomplètes, des lacunes dans la confirmation des services, des problèmes de taxe ou de devises, et des factures qui ne font pas référence à la transaction attendue.
Qui doit résoudre une exception de rapprochement ?
Le responsable dépend de la cause : les responsables de la réception ou des services peuvent confirmer la livraison, les achats peuvent résoudre les différences commerciales, les fournisseurs peuvent corriger les documents et les finances peuvent approuver ou rejeter le résultat comptable.
Étape suivante pour le Rapprochement des factures
Faites en sorte que l'exception s'explique d'elle-même.
Apportez un chemin de non-correspondance de facture à VendrNova et connectez le bon de commande, le reçu, la facture, les preuves, le propriétaire et la décision finale qui doit le faire avancer.